La Oficina de Rehabilitación surge como ventanilla única en la tramitación de las subvenciones en materia de rehabilitación residencial en la Comunidad de Madrid (Orden 1429/2022) correspondientes al programa de ayudas a actuaciones de rehabilitación a nivel de edificio, al programa de ayudas a las actuaciones de mejora de la eficiencia energética en viviendas y al programa de ayudas a la elaboración del libro del edificio existente para la rehabilitación y la redacción de proyectos de rehabilitación, previstas en el Real Decreto 853/2021 de 5 de octubre por el que se regulan los programas de ayuda en materia de rehabilitación residencial y vivienda social del Plan de Recuperación ,Transformación y Resiliencia, financiado por la Unión Europea, Next Generation-EU.

La oficina ha venido prestando servicio desde el 1 de junio de 2022 en su sede física de la calle Maestro Victoria nº 3, local entreplanta, atendiendo presencialmente, de lunes a viernes y en horario de 8:00-15:00 h, a cuantos ciudadanos han acudido a la misma.

La Oficina de Rehabilitación, a tenor del acuerdo firmado con la Comunidad de Madrid el 2 de noviembre del año pasado, tiene una doble labor; por un lado, la labor divulgativa, formativa e informativa y, por otro, ser ventanilla única de la CAM para el registro de las solicitudes y revisión de los expedientes que entren por la oficina y los remitidos por el órgano de subvenciones de la Comunidad y que han entrado directamente a través de su registro telemático.

La actividad de la oficina fue la siguiente durante el año 2023:

Información, difusión y comunicación de las actuaciones de rehabilitación, para el desarrollo de los programas 3, 4 y 5, para los ciudadanos interesados, así como de los incentivos fiscales recogidos en el Real Decreto-Ley 19/2021.

Desde la entrada en funcionamiento de la Oficina de Rehabilitación, uno de los principales objetivos a alcanzar ha sido dar a conocer las características de las ayudas definidas en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia financiadas con Fondos Next Generation de la Unión Europea.

Centrándose en diferentes sectores de la población, ciudadanos, técnicos, agentes rehabilitadores y empresas.

Dar a conocer a la ciudadanía la existencia de los fondos y vías de financiación de forma especial en los programas 3, 4 y 5.

En este ámbito los esfuerzos se han centrado en la campaña realizada en medios de comunicación, (radio y televisión), así como en las Redes Sociales, para la divulgación de los fondos destinados a la rehabilitación.

Las consultas atendidas durante el año 2023, tanto presencial y telefónicamente, como a través del correo electrónico fueron:

Todas las consultas físicas y telefónicas derivan en el envío de correos electrónicos sobre la propia consulta realizada, siendo en muchas ocasiones consultas sobre los tres programas y su tramitación.

Dada la complejidad de la documentación a acompañar a la solicitud y la trascendencia que tiene para los interesados en ejecutar las obras de mejora el garantizarse el acceso a la subvención, las consultas presenciales son de gran duración y amplio contenido. Los interesados precisan dejar resueltas todas las incertidumbres que les asaltan antes de lanzarse a la aventura de ejecutar unas obras e iniciar el complejo proceso de tramitar una subvención. Por ello el tiempo medio de duración de las mismas ronda los 45-60 minutos y son atendidas por el personal técnico de la oficina.

Fruto de cada consulta se abre un chat de comunicación de gran intensidad con el objeto de aclarar todas las dudas que genera la convocatoria.

Se informa también del estado de tramitación de aquellas solicitudes que no han sido gestionadas a través de la oficina, dando a conocer al último destinatario la etapa administrativa en la que se encuentra su expediente, contribuyendo de esta forma a la atención al ciudadano y transmitiendo confianza y tranquilidad.

Divulgar entre los técnicos las características de las ayudas y los procedimientos de concesión y alcance documental técnico asociados a la solicitud de las mismas, mediante acciones informativas y formativas, poder poner en el mercado técnicos cualificados al servicio de los ciudadanos para la generación de la documentación técnica asociada a las solicitudes.

A tal fin se han realizado sucesivas publicaciones en los medios de comunicación colegiales de la convocatoria y difusión de las ayudas, a través de redes sociales, mailing a los colegiados, notas de prensa, convocatorias de jornadas y cursos, mesas redondas, y un sinfín de actividades que han contribuido a la formación e información a los técnicos.

Igualmente se ha cuidado de trasladar a todos los técnicos y agentes del sector los detalles de la presentación de solicitudes y tramitación de las ayudas, así como las particularidades de la documentación técnica a generar a tal fin, a través de jornadas técnicas y cursos, organizados por el Colegio.

Revisar la documentación de las solicitudes de ayuda por los ciudadanos que se dirijan a su oficina.

Una de las misiones de la Oficina de Rehabilitación es la de proceder al asesoramiento previo y revisión de las solicitudes, con el fin de minimizar y corregir los errores y desviaciones con respecto a los requisitos establecidos y definidos por la Comunidad de Madrid. De esta forma, a través de esta pre-revisión, se minimizan los requeridos a efectuar una vez registrada la solicitud, se desarrolla una labor de formación en buenas prácticas para cada caso, y en resumen se optimizan los tiempos de validación de la documentación una vez presentada la misma.

La recepción de las solicitudes a revisar se puede producir desde la oficina o bien solicitudes que el ciudadano haya registrado directamente en el registro telemático de la CAM y que son remitidas por el área de subvenciones a la oficina.

La labor de registro de las solicitudes ha sido un trabajo arduo cuya complejidad ha estado marcada en todo momento por la no competitividad de la convocatoria y la precaria documentación en la que se aportaban las solicitudes inicialmente, hecho que se ha venido depurando fruto del constante asesoramiento a los técnicos y al ciudadano en general.

Dada la gran cantidad de solicitudes recibidas por la oficina al P4, se precisó un apoyo administrativo de ocho compañeros del Colegio que durante los meses de junio, julio, agosto y septiembre, previa formación durante la primera quincena de junio, estuvieron revisando solicitudes y generando el localizador para el posterior registro de la intervención.

De todas las solicitudes recibidas hay 20 expedientes del programa 4 y 18 expedientes del programa 5 que no se pudieron registrar, pues a pesar de entrar antes del cierre de la convocatoria en la oficina, no se dispuso de tiempo material para su registro, contando incluso con las horas extras destinadas para ello por el personal de la oficina.

Una de las principales actuaciones es el seguimiento de las solicitudes efectuando desde la sede de la oficina la efectiva presentación de la solicitud o los aportes o cualquier comunicación que los ciudadanos requieran para completar la tramitación.

Se han hecho aportaciones de documentación, en contestación a requeridos a las solicitudes de los tres programas, solicitadas por los técnicos de la CAM, se traslada la notificación al interesado, se informa, y se hace seguimiento de la solicitud, para evitar que se pasen los plazos de presentación.

La oficina ha ido aumentando su actividad de forma paulatina a lo largo de este último año, siendo necesario modificar y rectificar su protocolo para atender las necesidades que los ciudadanos y la propia convocatoria iban exigiendo, consiguiendo una oficina abierta y dinámica.

Revisar documentación de solicitudes que entran directamente por la oficina.

En el año 2023 se recibieron un total de 1.420 solicitudes que en la actualidad se encuentran en diferentes etapas dentro de la convocatoria.

De acuerdo a la actividad desarrollada de revisión y registro efectuado para cada uno de los programas, las cifras son las siguientes:

Revisar documentación presentada por el solicitante de aquellos expedientes (de los programas 3, 4 y 5) que una vez dados de alta en la aplicación, se les asignen desde el Área de Subvenciones de Rehabilitación. Tanto en la fase de la solicitud como a la justificación de la ayuda, generando la documentación necesaria relativa a notificaciones al interesado, dentro del procedimiento.

Dependiendo del programa al que se opte, hablamos de diferentes forma de revisión encomendadas por la CAM.

En el P3 la oficina únicamente se encarga de recibir la documentación y hacer un filtro inicial para que los expedientes que entren a través de nuestro correo electrónico estén lo más completos posible, por lo que hacemos una revisión en fase inicial, comprobando el cumplimiento de la convocatoria y ordenando la documentación siguiendo las directrices de la misma y que esta sea la que se precisa.

Recibimos notificaciones emitidas desde los técnicos y administrativos de la CAM, y damos traslado al interesado, registrando cuantos documentos sean necesarios hasta conseguir el fin perseguido, que es la concesión de la subvención. Cualquier registro que se hace en contestación a un requerimiento enviado por el personal de la CAM es inmediatamente comunicado a través de correo electrónico al interesado del mismo.

En el P4 desde la oficina se hace la tramitación completa de revisión técnica y administrativa de la solicitud, hasta la liberación de los fondos por parte de la CA. Aparte de las solicitudes registradas por la oficina, se nos han asignado 100 expedientes más del 2023.

Se han tramitado las justificaciones de las órdenes de concesión que se han recibido durante el año, que son 30 de las 84 órdenes que tenemos tramitadas del 2022.

En el P5 desde la oficina se hace la tramitación completa de revisión de la solicitud, hasta la liberación de los fondos por parte de la CAM. Aparte de las solicitudes registradas por la oficina, se nos han asignado 78 expedientes más del 2022.

A todos los interlocutores de la oficina se les informa de los canales de presentación de sus solicitudes, haciendo hincapié en las ventajas de actuar a través de nuestra oficina, evitando requerimientos innecesarios, el acompañamiento y asistencia en todo el proceso y la gratuidad de toda la acción.

El pasado mes de noviembre sufrimos un ataque informático en el COAATM, que dejó al Colegio incomunicado con el exterior, sin posibilidad de trabajar tal y como lo estábamos haciendo hasta la fecha indicada. Este ataque informático no causó un gran trastorno en el día a día de la oficina, pues nuestra organización y forma de trabajar lo evitó. Fruto de esta incomunicación se produjo una paralización de las revisiones desde la aplicación informática de la CAM, llevando un mes y medio sin
contribuir a la tramitación de solicitudes desde el Atlantix, hecho que se solventó el 29 de enero. Esperamos poder coger ritmo de trabajo a la mayor brevedad posible.

Ha sido un año de mucho trabajo, cambios y diferentes adaptaciones, que han salido adelante gracias a la implicación del personal de la oficina y a la colaboración de diferentes departamentos del Colegio que han estado durante días, semanas y meses trabajando y aportando sus conocimientos con gran esfuerzo y dedicación.